La importancia de diseñar un espacio de oficina

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El entorno físico de trabajo afecta al rendimiento. Por ello, es importante ser conscientes del tremendo poder del diseño del espacio y la decoración para favorecer un buen ambiente laboral y un rendimiento óptimo. El diseño y los espacios deben planearse adecuadamente en función de trabajadores y empresa. No debe faltar en ese diseño la participación de los trabajadores, pues sus necesidades son diversas.

Deben tenerse en cuenta factores como la concentración y la intimidad, por lo que la adecuada planificación de actividades y la distribución de espacios y áreas de socialización y reunión es fundamental. En una oficina se pueden dar distintos tipos de colaboraciones, por lo que los espacios han de posibilitar el desempeño de cada una de ellas. En la planificación del espacio es importante tener en cuenta la accesibilidad a los compañeros de trabajo, a la tecnología y a las herramientas que van a precisarse.

Es importante diseñar y aplicar normas de convivencia para regular comportamientos relativos al tono de voz, el orden, el uso del espacio colectivo, el respeto a la privacidad, etc, entre los empleados. El mobiliario de oficina, es el conjunto de muebles requeridos para desempeñar las diferentes actividades que se realizan en una oficina, estos muebles deben facilitar actividades propias de operatividad, archivo general e individual, zonas conjuntas de interacción, reuniones, zonas de impresión de documentos, salas de espera.

Cuando en la oficina hay un gran número de operatividad, se instalarán paneles con el objetivo de dividir los espacios y garantizar la eficiencia de cada una de las dependencias que compongan la oficina. En la oficina abierta una de las principales ventajas es la distribución espacial, estas se ven mucho más iluminadas y cómodas que aquellas en las que imperan los muros entre cada empleado. Visualmente son mucho más agradables para clientes y empleados.

Además, la comunicación es más eficiente entre los compañeros, pues no es necesario el traslado hasta la siguiente oficina o hacerlo mediante el teléfono. En compañías de tipo creativo, la oficina abierta es una excelente alternativa para socializar ideas con el grupo de trabajo.

Sin embargo, evidentemente la gran desventaja es la pérdida de la privacidad. Compartir el espacio cercano con otro compañero significa tener que acostumbrarse a defectos como el desorden, las interrupciones y, dependiendo del entorno, es imposible aislar el ruido y las distracciones para un cliente o visitante. En la oficina cerrada, es un entorno relegado últimamente a los directivos y gerentes de la compañía. Las ventajas de este espacio son la privacidad, la ausencia de distractores como el cotilleo o los constantes desplazamientos de los empleados. A la hora de recibir una visita, el ruido exterior se aísla y permite una mayor comodidad.

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